ПОЛИТИКА ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО АВТОНОМНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ «РОССИЙСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ДРУЖБЫ НАРОДОВ» В ОТНОШЕНИИ ОБРАБОТКИ И ЗАЩИТЫ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
1. Общие положения
1.1. Настоящая Политика разработана в соответствии с положениями Конституции Российской Федерации, Трудового кодекса Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 №
1.2. Действие настоящей Политики распространяется на все операции, связанные с обработкой персональных данных в РУДН, с использованием средств автоматизации, в том числе в информационно-телекоммуникационных сетях, или без использования таких средств.
1.3. Положения настоящей Политики распространяются на отношения по обработке и защите ПДн, полученных РУДН как до, так и после утверждения Политики, за исключением случаев, когда по причинам правового, организационного и иного характера положения Политики не могут быть распространены на отношения по обработке и защите ПДн, полученных до ее утверждения.
1.4. Персональные данные являются конфиденциальной информацией и не могут быть использованы Оператором или любым другим лицом в личных целях. Оператор и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.
2. Основные понятия
- персональные данные (ПДн) — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
- оператор — государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции) совершаемые с персональными данными;
- информационная система — совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;
- обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
- автоматизированная обработка персональных данных — обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
- предоставление персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;
- уничтожение персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
- блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, когда обработка необходима для уточнения персональных данных);
- обезличивание персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
- трансграничная передача персональных данных — передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу;
- конфиденциальность персональных данных — обязательное для соблюдения оператором требование не раскрывать третьим лицам и не допускать распространения персональных данных без согласия субъектов персональных данных или наличия иного законного основания;
- защита персональных данных — деятельность оператора, направленная на предотвращение утечки защищаемых персональных данных, несанкционированных и непреднамеренных воздействий на защищаемые персональные данные.
3. Принципы обработки персональных данных в РУДН
3.1. РУДН осуществляет обработку персональных данных на законной и справедливой основе.
3.2. Обработка персональных данных в РУДН ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.
3.3. Не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой.
3.4. Право доступа для обработки персональных данных имеют работники РУДН в соответствии с возложенными на них функциональными обязанностями.
3.5. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствуют заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
3.6. При обработке персональных данных обеспечивается точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. РУДН принимает необходимые меры по удалению или уточнению неполных или неточных данных.
3.7. Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных.
3.8. Обрабатываемые персональные данные уничтожаются или обезличиваются по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.
3.9. Сроки хранения персональных данных определяются в соответствии со сроком действия гражданско-правовых отношений между субъектом персональных данных и Оператором, сроком исковой давности, сроками хранения документов на бумажных носителях и документов в электронных базах данных, иными требованиями законодательства Российской Федерации, а также сроком действия согласия субъекта на обработку его персональных данных.
4. Цели обработки и категории субъектов персональных данных
4.1. Обработка персональных данных в РУДН осуществляется в целях выполнения законодательно возложенных на РУДН функций, полномочий и обязанностей, определяемых Федеральным законом от 29.12.2012 №
- удовлетворения образовательных, научных, социальных, культурных и иных потребностей граждан в образовании;
- регулирования трудовых и иных непосредственно связанных с ними отношений, в которых РУДН выступает в качестве работодателя, включая содействие в трудоустройстве, обучение и продвижение по службе, обеспечение безопасных условий труда, режима труда и отдыха, обеспечение сохранности имущества;
- организации кадрового учета, ведение кадрового делопроизводства;
- исполнения налогового законодательства Российской Федерации в связи с исчислением и уплатой налогов на доходы физических лиц, а также пенсионного законодательства Российской Федерации при формировании и представлении персонифицированных данных о каждом получателе доходов, учитываемых при начислении страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и обеспечение, заполнение первичной статистической документации;
- предоставления обучающимся, работникам и близким родственникам работников, льгот, дополнительных гарантий и компенсаций, социального обеспечения, в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- медицинского обслуживания обучающихся и работников в лечебных подразделениях РУДН, в том числе проведения лечебно-профилактических мероприятий, предусмотренных законодательством Российской Федерации, в пределах своей компетенции;
- издания научных монографий, учебников, учебных пособий, препринтов, периодических изданий и другой издательской продукции;
- обеспечения правовой охраны результатов интеллектуальной деятельности, исключительные права на которые принадлежат РУДН, в установленном законодательством Российской Федерации порядке;
- осуществления международного сотрудничества в сфере образования, научной, научно-технической, инновационной и иной деятельности в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными договорами;
- обеспечения пропускного режима на территорию служебных зданий и помещений РУДН;
- в связи с реализацией РУДН своих прав и обязанностей в качестве юридического лица;
- взаимодействия с контрагентами при подготовке, заключению, исполнению и прекращению гражданско-правовых договоров;
- в иных законных целях.
4.2. РУДН обрабатывает персональные данные следующих категорий субъектов ПДн:
- абитуриентов, в том числе иностранных (законных представителей абитуриентов);
- обучающихся, в том числе иностранных (законных представителей обучающихся);
- выпускников РУДН, в том числе иностранных, в составе и сроком, необходимыми для достижения целей, предусмотренных законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством на РУДН функций, полномочий и обязанностей;
- обучающихся, с которыми прекращены образовательные отношения, в том числе досрочно отчисленных, в составе и сроком, необходимыми для достижения целей, предусмотренных законодательством, для осуществления и выполнения возложенных на РУДН функций, полномочий и обязанностей;
- лиц, претендующих на трудоустройство в РУДН;
- работников РУДН, в том числе иностранных, и работников, состоявших в трудовых отношениях с РУДН;
- соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве;
- лиц, получающих доход, но не состоящих в трудовых отношениях с РУДН;
- контрагентов (участников закупок, поставщиков, исполнителей, клиентов, партнеров, иных представителей организаций, а также персональные данные руководителя, участника (акционера) или сотрудника юридического лица, являющегося клиентом или контрагентом (потенциальным клиентом, партнером, контрагентом)) организации, для выполнения РУДН своих обязательств в рамках договорных отношений с клиентом (контрагентом);
- физических лиц, для осуществления пропускного режима на занимаемые РУДН территории, в здания и помещения РУДН;
- прочих физических лиц, в составе и сроком, необходимыми для достижения целей, предусмотренных законодательством, для осуществления и выполнения возложенных на РУДН функций, полномочий и обязанностей;
- иных граждан, обращающихся в РУДН, по вопросам его деятельности.
4.3. Перечень персональных данных, обрабатываемых в РУДН, утверждается локальным нормативным актом, с учетом целей обработки персональных данных, в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5. Условия обработки персональных данных
5.1. Обработка персональных данных в РУДН, для реализации уставной деятельности, допускается в случаях:
- обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных;
- обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем;
- обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;
- обработка персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов Оператора или третьих лиц либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных;
- обработка персональных данных необходима для осуществления научной, литературной или иной творческой деятельности при условии, что при этом не нарушаются права и законные интересы субъекта персональных данных;
- обработка персональных данных осуществляется в исследовательских, статистических или иных целях при условии обязательного обезличивания персональных данных;
- осуществляется обработка персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе;
- осуществляется обработка персональных данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с законом;
- иные законные случаи.
5.2. Не требуется получения согласия обработки персональных данных субъектов в следующих случаях:
- объем обрабатываемых персональных данных не превышает установленные перечни и соответствует целям обработки, предусмотренным трудовым законодательством;
- обязанность по обработке, в том числе опубликованию и размещению персональных данных субъектов в сети Интернет, предусмотрена законодательством Российской Федерации;
- обработки персональных данных близких родственников работника в случаях, установленных законодательством Российской Федерации;
- обработки специальных категорий персональных данных работника, в том числе, сведений о состоянии здоровья, относящихся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции на основании положений ФЗ «О персональных данных» в рамках трудового законодательства;
- при передаче персональных данных работника третьим лицам в случаях, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами (в фонд социального страхования, в пенсионный фонд Российской Федерации);
- при передаче персональных данных работника в случаях, связанных с выполнением им должностных обязанностей, в том числе, при его командировании;
- при передаче персональных данных субъектов в налоговые органы, военные комиссариаты, профсоюзные органы, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации;
- при получении, в рамках установленных полномочий, мотивированных запросов от органов прокуратуры, правоохранительных органов, органов безопасности, от государственных инспекторов труда при осуществлении ими государственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства и иных органов, уполномоченных запрашивать информацию о работниках в соответствии с компетенцией, предусмотренной законодательством Российской Федерации.
Мотивированный запрос должен включать в себя указание цели запроса, ссылку на правовые основания запроса, в том числе подтверждающие полномочия органа, направившего запрос, а также перечень запрашиваемой информации:
- обработки персональных данных субъекта при осуществлении пропускного режима на территорию РУДН, в служебные здания и помещения РУДН, при условии, что организация пропускного режима осуществляется самостоятельно либо если указанная обработка соответствует порядку, предусмотренному коллективным договором, локальными нормативными актами РУДН, принятыми в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации;
- обработки персональных данных уволенных работников в случаях и сроки, предусмотренные федеральным законодательством.
5.3. В целях исполнения возложенных на РУДН функций, Университет, в установленном порядке, вправе поручить обработку ПДн третьим лицам. В гражданско-правовые договоры с лицами, которым Университет поручает обработку ПДп, включаются условия, обязывающие таких лиц соблюдать предусмотренные законодательством Российской Федерации требования к обработке и защите ПДн.
6. Права субъектов персональных данных, обрабатываемых в РУДН
Субъект персональных данных имеет право:
6.1. На получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:
- подтверждение факта обработки персональных данных Оператором;
- правовые основания и цели обработки персональных данных;
- цели и применяемые Оператором способы обработки персональных данных;
- наименование и место нахождения Оператора, сведения о лицах (за исключением работников Оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора или федерального закона;
- обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;
- сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
- порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных законодательством о персональных данных;
- информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;
- наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;
- иные сведения, предусмотренные законодательством о персональных данных и другими федеральными законами.
6.2. Требовать от Оператора уточнения своих персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.
6.3. На свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
6.4. Обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие Оператора при обработке и защите его персональных данных.
6.5. Для получения информации, касающейся обработки персональных данных Оператором, субъект персональных данных может направить письменный запрос по адресу: 117198, г. Москва, ул. Миклухо-Маклая, д. 6. в порядке, установленном ст.14 Федерального закона Российской Федерации № 152-ФЗ от 27 июля 2006 г «О персональных данных».
7. Обязанности Оператора
7.1. РУДН при обработке персональных данных обязан:
- принимать необходимые меры для выполнения обязанностей оператора, предусмотренных законодательством Российской Федерации в сфере обработки и защиты персональных данных;
- разъяснять субъекту персональных данных юридические последствия отказа предоставить персональные данные, если это является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- осуществлять блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных;
- осуществлять прекращение обработки персональных данных в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- уведомлять субъекта персональных данных об устранении допущенных нарушений или уничтожении его персональных данных;
- предоставлять по просьбе субъекта персональных данных или его представителя информацию, касающуюся обработки его персональных данных, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами РУДН.
7.2. В целях принятия мер, необходимых для выполнения обязанностей, предусмотренных законодательством Российской Федерации и нормативными актами, в РУДН назначается лицо, ответственное за организацию обработки и защиты персональных данных в РУДН.
7.3. Лицо, ответственное за организацию обработки и защиты персональных данных в РУДН, обязано:
7.3.1. организовывать принятие правовых, организационных и технических мер для обеспечения защиты персональных данных, обрабатываемых в РУДН от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
7.3.2. обеспечивать внутренний контроль за соблюдением в РУДН требований законодательства Российской Федерации в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных;
7.3.3. доводить до сведения работников РУДН положения законодательства Российской Федерации в области персональных данных, локальных нормативных актов по вопросам обработки персональных данных, требований к защите персональных данных;
7.3.4. организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных или их представителей, а также осуществлять контроль за приемом и обработкой таких обращений и запросов в РУДН;
7.3.5. в случае нарушения в РУДН требований к защите персональных данных принимать необходимые меры по восстановлению нарушенных прав субъектов персональных данных.
7.3.6. привлекать к реализации мер, направленных на обеспечение безопасности персональных данных, обрабатываемых в РУДН, иных работников РУДН с возложением на них соответствующих обязанностей и закреплением ответственности.
7.4. Ответственный за обработку персональных данных в РУДН несет ответственность за надлежащее выполнение возложенных функций по организации обработки персональных данных в РУДН в соответствии с положениями законодательства Российской Федерации в области персональных данных.
8. Меры по обеспечению безопасности персональных данных
8.1. РУДН принимает правовые, организационные и технические меры, необходимые и достаточные для обеспечения исполнения обязанностей, предусмотренных законодательством о персональных данных и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении ПДн.
8.2. Обеспечение безопасности персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных достигается, в частности:
- применением организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных;
- обнаружением фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием необходимых мер;
- установлением правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечением регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных;
- контролем за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровня защищенности информационной системы персональных данных.
В РУДН, в том числе, осуществляются:
- оценка эффективности принимаемых и реализованных мер по обеспечению безопасности ПДн;
- учет машинных носителей ПДн, обеспечение их сохранности;
- восстановление ПДн, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
- организация режима обеспечения безопасности помещений, в которых размещена информационная система, препятствующего возможности неконтролируемого проникновения или пребывания в этих помещениях лиц, не имеющих права доступа в эти помещения;
8.3. Обеспечение защиты ПДн в РУДН при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, достигается путем:
- обособления ПДн от иной информации;
- недопущения фиксации на одном материальном носителе ПДн, цели обработки которых заведомо не совместимы;
- использования отдельных материальных носителей для обработки каждой категории ПДн;
- принятия мер по обеспечению раздельной обработки ПДн при несовместимости целей обработки ПДн, зафиксированных на одном материальном носителе, если материальный носитель не позволяет осуществлять обработку ПДн отдельно от других зафиксированных на том же носителе ПДн;
- соблюдения требований к:
- раздельной обработке зафиксированных на одном материальном носителе ПДн и информации, не относящейся к ПДн;
- уточнению ПДн;
- уничтожению или обезличиванию части ПДн;
- использованию типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них ПДн;
- ведению журналов, содержащих ПДн, необходимых для выдачи однократных пропусков субъектам ПДн в занимаемые РУДН здания и помещения;
- хранению ПДн, в том числе к обеспечению раздельного хранения ПДн (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях, и установлению перечня лиц, осуществляющих обработку ПДн либо имеющих к ним доступ.
9. Прекращение обработки персональных данных
9.1. РУДН прекращает обработку персональных данных в следующих случаях:
- при наступлении условий прекращения обработки персональных данных или по истечении установленных сроков;
- по достижении целей их обработки либо в случае утраты необходимости в достижении этих целей;
- по требованию субъекта персональных данных, если обрабатываемые в РУДН персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
- в случае выявления неправомерной обработки персональных данных, если обеспечить правомерность обработки персональных данных невозможно;
- в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных или истечения срока действия такого согласия (если персональные данные обрабатываются РУДН исключительно на основании согласия субъекта персональных данных);
10.Заключительные положения
10.1. Действующая редакция Политики на бумажном носителе хранится в РУДН в установленном порядке.
10.2. Электронная версия действующей редакции Политики общедоступна на официальном сайте РУДН в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в разделе «Документы» по адресу.
10.3. Политика актуализируется и заново утверждается по мере внесения изменений в нормативные правовые акты в сфере персональных данных или в локальные акты, регламентирующие организацию обработки и обеспечение безопасности персональных данных.
10.4. Настоящая Политика обязательна для ознакомления и исполнения всеми лицами, допущенными к обработке персональных данных в РУДН, а также лицами, участвующими в организации процессов обработки и обеспечения безопасности персональных данных в РУДН.